【導入事例：沖縄統合医療学院】 年々増加する修学支援申請業務をガクシーAgentで一気に効率化！履歴の一括管理も可能に
2007年に柔道整復師養成施設としてスタートした沖縄統合医療学院。その後鍼灸学科、理学療法学科・社会福祉学科を開講され、医療やスポーツはもちろんのこと、福祉の総合教育機関として沖縄県にて大きな存在感を発揮されています。また「働きながら学ぶことができる」専門学校として、高い目標を持った学生たちが効率的に資格を取得できる「学び場」としても支持されています。地元では”沖統”と親しみを込めて呼ばれる同学院でも、ガクシーAgentを導入いただいています。保健、医療、福祉を担う人材を育成、サポートする皆さんに、その経緯について尋ねました。
沖縄統合医療学院は2022年に15周年を迎えられたと伺っています。沖統様の教育理念や特色から聞かせていただけますか。
本学では、5学部8学科においてスペシャリスト育成を掲げています。実験や実習を重視した「学び」の場を用意し、在学中に各資格の認定試験が受けられるカリキュラムも設けています。実績豊富な先生方が国家試験対策の熱い指導が受けられるのも本学の強みです。おかげ様で社会福祉士や看護師、理学療法士薬剤師、管理栄養士をはじめ、各種国家試験合格率は毎年、全国でもトップクラスを誇ります。
具体的にはどのような資格取得をサポートしていただけるのでしょうか。
医療系国家資格である柔道整復師やはり師・きゅう師、理学療法士（PT）や福祉分野の国家資格である社会福祉士などです。また医療系の３学科では、専門機関JATACが認定するアスレチックトレーナーの資格についても卒業後に申請すれば取得できます。国家資格についてはそれぞれ専門の学科で学ぶことができ、理学療法学科については全日制ですが、その他の学科は昼間部や夜間部に分かれています。これは時間を有効に使えるための授業編成であり、働きながら学びたいという皆さんでも通えるようなカリキュラムで対応しています。
では、卒業後の進路も医療やスポーツ、福祉分野が多いのでしょうか。
そうですね。本学には培った15年の実績と医学やスポーツの分野などで活躍する経験豊富教員陣をはじめとする独自のネットワークがありますので、県内外の接骨院や鍼灸院、医療機関、福祉施設様から求人をいただいています。資格取得から実務まで幅広く学んだ本学自慢の学生たちを送り出すことができ、就職率も1期生から13年連続100％を誇っています。
柔道整復学科の授業の様子
授業料の減免を受けて通学する生徒は年々増加。対象拡大により対応業務も
一般的に国家資格を取得する際には、あるていどの費用を見ておく必要があると思っています。沖縄統合医療学院でも、授業料の減免を受けて通学されている学生もいらっしゃるのでしょうか。
国の修学支新援制度（授業料等減免と給付型奨学金）の認知が進んだこともあり、ここ数年は授業料の減免を受けて通学する生徒は増えてきています。今年は学生400名中、100名ほどが授業料減免を申請しました。学生や親御さんにとって必要不可欠な制度なので、私たちもオープンキャンパスでも制度について事前に案内をしています。
国の修学支援新制度に関しては、2023年に多子世帯・理工農系の学生等の中間層への対象拡大など発対象となる学生が今後拡充されていくとのアナウンスがありました。沖縄統合医療学院でもさらに対象となる学生が増えていくのではないでしょうか。
はい。実際昨年よりも申請する学生は増えていますし、今後も増えていくと思います。未来を担う若い学生たちの負担を軽減できる素晴らしい制度である一方、私たちの学校で手がける交付申請業務も増えていくのが悩みの種でもありました。というのも、この制度では学校側が減免した授業料については国が補助金という形で返還します。そこで学校側が交付申請の際にフォーマットを作成し、各学生それぞれの申請内容を入力する必要があるのですが、学生によってその申請内容は異なります。今年、「ガクシーAgent」を導入するまではExcel（エクセル）で一つ一つ内容を手入力していく形を取っていたのです。
沖統ChallengeCenter
学生の生活に直結する。ミスの許されない交付申請業務は緊張も大きい
交付申請業務は何人体制で行われているのでしょうか？
専任となるのは2人で、必要に応じてもう1〜2人に手伝ってもらっています。申請時期は日中から退社まで時間の許す限り、3～4日かけてExcelに入力し完成です。この申請業務は年２回、毎年の春と秋の申請、さらに申請の採用通知が来る時期の手続きを含めてほぼ通年の業務に近いですね。
さらに中途退学や中途採用などイレギュラーな内容を追っていくため月ごとにアップロードが必要だったそうですね。新たに支援が広がることで、所得基準や支給額の新区分についても管理が必要になるとか。
はい。現行の修学支援にあたって、現在の３段階の区分に加え、新たに４番目の区分が設置されるわけですから、所得基準や支給額など新たな確認が必要になります。そもそも金銭が発生することですから、ミスは許されません。二重三重の細やかなチェックも必要になります。交付申請の業務負担を少しでも減らしたい一心で、以前から個人的に調べていたところ、ガクシーAgentにたどり着きました。
イレギュラーな履歴修正、修学支援の新区分まで一気に効率化を実現
では、実際に「ガクシーAgent」を使用されていかがですか？
一度たたき台となるデータを作成しておけば、履歴もすぐに反映されます。今まではデータに変更がある都度、エクセルを履歴をCSV見ながらずっと追っていました。ガクシーAgentではイレギュラーの管理を一括できるのですごく早くて本当に驚きました。時間にして数時間。あまりにもスピーディで、逆にデータが正しいのかどうか、疑ってしまいました（笑）。でも、経理課が計算していた結果ともぴったり合致したので、本当にビックリしました。
ガクシーAgentの操作画面
大変光栄です。ガクシーAgentの特徴でもある、学生の基本情報や授業料・入学金、学籍異動データさえ整っていれば、「スカラAC」（JASSOの奨学金管理サイト）の支援区分履歴データを当て込むだけで瞬時に減免額を算出して、交付申請フォーマットに記載するデータのエクスポートが可能となる点ですね。 それでは、UI・UXの画面、操作性はいかがでしょうか。
個人的には、当初イメージしていたよりももっとシンプルで使いやすかったです。また私は導入前、オンラインWEBセミナーに都合により参加できなかったのですが、その後も使い方をオンラインで丁寧にレクチャーしていただけたのがありがたかったです。
ではガクシーAgent導入後の一番のメリットを聞かせていただけますか。
今回、交付申請の情報を6月中旬の告知から7月の提出に向けて整える必要がありました。
ところが、最新の情報を、7月分まで入力するとなると本当に時間がありません。ガクシーAgentの導入で、1週間ちょっとくらいで整えることができました。きっとこれまでの手入力なら間に合わなかったと思います。今回はガクシーAgentを初めて操作しての交付申請作業だったので、確認作業なども含めて1週間ほどかかりましたが、慣れてしまえば一日、若しくは半日あれば作業を終えられるのではないかと思います。
担当者の皆さんは奨学金や授業料減免の申請以外にも、それぞれの部署で学生支援を行っていらっしゃいます。業務効率化のお役に立ててうれしいです。今後、検討されている、もしくは使ってみたいガクシーAgentの機能はございますか。
学生それぞれのマイページにファイルをアップロードできると聞きました。通知書や適格認定などの事務手続きにも使えるのではないかと考えています。
担当者の皆さんは奨学金や授業料減免の申請以外にも、それぞれの部署で学生支援を行っていらっしゃいます。業務効率化のお役に立ててうれしいです。今後、検討されている、もしくは使ってみたいガクシーAgentの機能はございますか。
学生それぞれのマイページにファイルをアップロードできると聞きました。通知書や適格認定などの事務手続きにも使えるのではないかと考えています。
学生の皆さんがオンラインを活用することで、さらに業務の簡素化、効率化が図れる機能もございます。ぜひご検討ください。
さまざまな事情を抱える学生へ個別に対応される沖縄統合医療学院の学生課のみなさんのサポート力に感銘しました。今後も学生の方々はもちろん、大学や専門学校で奨学金や授業料減免手続きに携わる皆様の負担を減らせるよう、ガクシーAgentのさらなるブラッシュアップを目指していきます！