【導入事例：神田外語大学】奨学金業務の効率化できめ細かな学生サポートを実現！長年苦労していたJASSO申請の裏技とは

はい。ここ数年、国際社会を取り巻く環境は大きく変化しています。これからは、社会がどのように変化しても、行動できる人材が必要であり、常に「なぜ？」と問いを持ち行動できる人材が必要だというのが本学の考えです。そこで2021年には、新たにグローバル･リベラルアーツ（GLA）学部を設立しました。

GLA学部では世界の現実を知り、自ら学びを深めるために、在学中2回の海外留学をします。キャリアサポートにも注力しており、学生一人ひとりに対し国際社会で活躍している現役の社会人の方などがメンターとしてチームを結成します。入学時から「自ら学び続ける人材になる」ための教育を行い、卒業までに社会的・職業的な自立が図れるような支援を行っています。

JASSOの奨学金については、申込者に対して一人ひとり、申し込み内容を事前に精査し、下書き内容をチェック、入力漏れや誤表記などがないかを確認し、修正のやりとりをしています。高校時にすでに申請している予約採用と、入学後に申請する在学採用など、複数パターンがあります。

また貸与型か給付型か、利子の有無などによって奨学金の種類も異なります。奨学金の種類や学生の事情に合わせて記入内容を細かく判断し、ヒアリングした上で下書きの内容をチェックし期限内に学生が正しく申請する必要があります。申請内容に不備があると、奨学金の採否にも関わりますので、奨学金申請のサポートは、本学に入学した学生がスムーズに学生生活を送る上で、欠かせない重要な業務だと考えています。

そうですね。コロナ禍以前は対面で学生へ個別に対応していましたのでかなり多くの時間を要していました。約20ページ程の学生の下書き用紙をチェックし、内容を修正・確認しなければなりませんので、やり取りの時間も加味しなければなりません。

JASSOへの申請は期限がありますから、間に合わせるためには短期間で作業を終える必要があるんです。4、5月のこの2カ月間は、下書き用紙チェック業務に集中し、時間外の勤務もこなすしかありませんでした。学生のために尽力したいという気持ちはあるものの、期限もありますしミスも許されませんから、期間限定で同部署の奨学金担当外の職員にもお願いして対応しますが、プレッシャーも感じていましたね。

私を含めた奨学金チーム４名と、申請時期には、同部署の奨学金担当外４名を追加した計８名で、およそ500名の学生を担当していました。これでもコロナ禍前よりも、担当者を増員していたんです。またコロナ禍では、対面でのヒアリングが難しくなりました。そこで、リモートでの体制を構築し、Googleクラスルームを使用していましたが、学生の個人情報を扱うので、セキュリティー面で気になる部分もあったんです。新たな方法を模索していたところ、ガクシーさんとの出会いがありました。

まず大きいのが、奨学金業務に特化したシステムであり、ガクシー自体が奨学金運営業務についての知見をお持ちだったというところです。高い専門性を持った方がBPO業務を担当してくださるので安心ですし、こちらで追加人員を入れた場合、システムの使い方をレクチャーする必要がありますが、それらが必要ないことも魅力でした。

また、メッセージの機能が備わっているので、不備があった際も学生とやり取りがしやすい点もポイントになりました。チェックを完了すると、学生はスカラネットのログイン情報をメッセージで受け取り、そのままスカラネットで申請内容を入力ができるので、JASSO奨学金への応募が大変スムーズにできます。また、私たち学生支援部でも、現在学生がどこまで下書きが進んでいるかステータスを管理できるので、状況を把握しながらフォローもしやすくなりました。

実は私たちは、申請履歴については10年以上エクセルで独自に管理してきました。申請の採否や辞退を含め定期的な更新が必要な上、エクセルは操作性や管理にも難があります。そういった部分についても今回ガクシーAgentの導入で容易に解消が図れました。属人化していた業務から、誰が見ても更新履歴がわかるようになった利点は大きいです。

学生に対しては、奨学金の説明会でデモ画面を提示して、入力方法や手続きを案内しました。今回の導入後、学生からの問い合わせも減少し、大変スムーズな運用が図れていたと思います。学生の入力画面のUIもわかりやすく、直感的に操作ができるので、私たちも使いやすいです。 学生支援部内の業務効率化が図れたことで、今まで以上に学生と携わる時間を取れるようになったと感じています。今後の進路相談など、学生との対話やコミュニケーションに使える時間が増えたことで、より充実した学生サポートができるようになったのは導入の大きなメリットの一つですね。

そうですね。これまで学生1人あたり10〜15分、それが約500人分の時間がかかっていたところのほぼ全てをBPOに業務を移行できたので、予約採用の期日を過ぎてしまった学生10名程度のみ私たちが直接対応しております。学生側も入学直後の慌ただしい時期に、学業や学校生活に慣れるためにも時間を有効に使えるようになったのではと思います。 また、学生はこれまでGoogleクラスルーム上に掲載していた本学独自のドキュメント形式の下書き用紙に入力していましたが、他の生徒に誰がJASSOへ申請しているかわかってしまうことが、プライバシーの観点で課題でした。ガクシーAgentの下書き入力フォームでは、学生のプライバシーが守られているので、安心して利用してもらっています。

基本的にスピード感や正確性を含めて信頼性の高いシステムだと思っていますし、これからも活用して、より使い勝手を高めていきたいと考えています。 これは、私どもが事前にやっておけば良かったという部分ですが、学生情報の検索のしやすさを考慮して、外国籍の学生もいますので、最初に入力ルールを作っておくべきだったかなと思います。例えば、姓名の表記順、学籍番号などの入力方法のルール化です。名前の表記ルールなどを今回は途中から統一し、学生にも徹底してもらえたのでリカバリーすることができました。

やはり学生の本分は学業です。私たちは学生が学びに集中できるように、奨学金や生活支援の幅を広げていくよう力を尽くしていきたいと考えています。さらに、私たち神田外語大学独自の奨学金や修学支援新制度に対応する授業料減免など、他の奨学金管理についても総合的にガクシーのシステムで統一して管理していくことで、より業務効率化が図れると考えています。奨学金募集の告知管理などのDX化についても、今後総合的にガクシーAgentで一元管理をお願いしたいです。