Post image
奨学金全般

【導入事例:高崎健康福祉大学】 授業料等減免の交付申請作成が一瞬で完了!郵送していた認定通知もオンライン交付により奨学金業務が半分に

インタビューイー
高崎健康福祉大学 教学部学生課
熊井 道也さん

働き方改革やSDGsなどをきっかけに、身体的・精神的・社会的に良好で満たされ健康にある状態を意味する「Well-being(ウェルビーイング)」の考え方に注目が集まっています。高崎健康福祉大学(健大:けんだい)では、働き方をはじめとする多様性や持続可能な社会づくりの礎となる“Well-being社会”を実現する人材育成に注力。従来の「食」、「医療」、「福祉」、「健康」、「教育」などの領域に加え、2019年には農学部の新設を果たしました。最先端の科学技術やICTの導入を含めた新時代の「農学」を実現するなど他ジャンルの「学び」を実践している大学です。

各ジャンルで活躍できる専門力、さらに社会貢献も果たす「人間力」をも磨く健大ならではの「学び」の大きな特徴は “顔の見える”少人数教育。独自の奨学金制度も用意するなどの経済的なサポート体制の充実にも熱心に取り組んでいます。「学生に寄りそう時間をさらに充実させたいとの思いから、事務作業の効率化を図りたい」とガクシーAgentの導入を決定された高崎健康福祉大学教学部学生課 熊井 道也さんにお話を伺いました。

ガクシー編集部

高崎健康福祉大学様の教育理念や特色について教えてください。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

本学では、5学部8学科においてスペシャリスト育成を掲げています。実験や実習を重視した「学び」の場を用意し、在学中に各資格の認定試験が受けられるカリキュラムも設けています。実績豊富な先生方が国家試験対策の熱い指導が受けられるのも本学の強みです。おかげ様で社会福祉士や看護師、理学療法士薬剤師、管理栄養士をはじめ、各種国家試験合格率は毎年、全国でもトップクラスを誇ります。

ガクシー編集部

在学中に資格が取得できるのは、将来への大きなアドバンテージとなりますね。2019年には農学部も新設されましたね。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

従来の「農業」の枠にとらわれない「農学」を実現するため、積極的に科学技術やICTを取り入れるのはもちろんのこと、農産物の品種開発や流通・販売からブランディング、マーケティングなど多面的な視野を持つ農業人材の育成に力を入れています。日本が誇る高品質な農産物、技術力をグローバルに展開していけるような人材を育てていくのが目的です。

nogaku_top.jpg
2019年に農学部が新設された

「学問」「人間」両輪を学ぶ場を提供、地域との関わりにも重きを置く

ガクシー編集部

高崎健康福祉大学様では、学問だけでなく人間としての素晴らしさ、「人間力」の育成も熱心だと伺いました。医療機関や福祉施設をはじめ、各実習先、さらに地域との関わりも大切にしていらっしゃるとか。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

はい。先生方や私たち実務担当者に至るまで、“自利利他(自利トハ利他ヲイウ、他人の喜びを自らの喜びとする)”の精神で学生たちを見守っています。学生たちを自らの弟や妹、あるいは子どもに向けるような暖かさと厳しさを持って接するよう心がけています。

また地域交流も大切にしており、同じエリアにある高崎商科大学高崎商科大学さんとは「大学間包括協定」を結び、職員、学生の交流を図っています。地域の皆さんとの関わりといえば、学園祭の前夜に行う花火打ち上げもその一つです。コロナ禍における医療従事者、お世話になっている地域の皆さんへの感謝の気持ちからのイベントスタートでしたが、とても喜んでいただいて。今年の学園祭でも実施することを予定しています。

ガクシー編集部

大学の学園祭で花火!地域の皆さんの笑顔が目に浮かびます。「人」を大切にされている貴学の精神が伝わるエピソードだと感じました。学生の皆さんにも丁寧に向き合い、“顔の見える”少人数教育を実践していらっしゃる高崎健康福祉大学様ならではですね。ところでコロナ禍といえば、多くの学生さんにとって過酷な状況が続きました。その際も学生の皆さんに大学独自の給付金を支給された他、給付支援制度の学生にはさらに上乗せして支援をされたと聞きました。

image3.jpg
医療従事者や地域の人たちに感謝を伝えることをきっかけにスタートした花火打ち上げ(学園祭の前夜祭イベント)※高崎健康福祉大学高崎高等学校より

高崎健康福祉大学 教学部学生課

充実した学生生活を送っていただくため、学生の皆さんの学業以外の悩みを解消するのも私たちの役割だと思っています。私たちは、「学生支援プロジェクト」ということで、本学独自の支援制度も準備しています。条件はそれぞれ異なりますが、入学手続金(入学金除く)や授業料分納・延納制度、奨学金制度という形で経済的な支援を行っています。

ガクシーAgent導入により、数字だけに向き合う時間が圧倒的に短縮!ミスや見落としの軽減も

ガクシー編集部

では、大学独自の奨学金制度や日本学生支援機構(JASSO)の奨学金の交付申請業務でガクシーAgentを活用されているということですね。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

はい。もともと交付申請業務はエクセルで手入力し、紙のファイルで確認するという複数の手順を踏んでいました。アナログな方法だな、とは思ってはいたものの、間違いがあってはならない作業ですから、慎重に行っていました。各学部でそれぞれ取りまとめた後、最終的に私が統括して確認する形です。現状は奨学金申請に携わる6人で共有しています。

ガクシー編集部

ガクシーAgent導入後はいかがですか。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

最終的にガクシーAgentのシステムで再計算すると、一瞬で数字がぴったり合う!これは本当に素晴らしいです。授業料と入学金など細かい確認や入力は必要だけれど、その部分での安心は何ものにも代えがたいですね。高等教育の修学支援新制度をはじめ、奨学金の運営に幅広く対応していることも利点だと感じています。

ガクシー編集部

交付申請業務に携わる時間は減りましたか。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

もちろんです。業務にかかる時間が減ったというよりも、奨学金のことだけに集中する時間が軽減できたことがありがたいです。どうしても期限があるので、交付申請業務にかかりっきりにならざるを得なかったので。その上、前もって既存の学生情報や資料などを準備しなければなりません。とはいえ、1日中緊張感を持って数字を見てるのもつらいですし、何より集中力が続かずにミスも起きてしまいます。実は導入にあたってガクシーAgentで計算した場合と私たちがもともとやっていた方法とを並行して行い、その結果を比較してみたんです。本当に間違いなく、すごく信頼できるようになりました。疑っていたわけではないのですが(笑)。

image5.jpg
学習支援センターでは、学習に関する学生の相談にも丁寧に対応する

ガクシー編集部

ありがとうございます(笑)。新しいシステムを導入する際は、心配になるのは当然です。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

作業自体の効率化もですが、各対象の学生への認定通知をPDFで作成し、オンライン配布できる機能は大いに活用しています。今までは郵送で通知していましたから、その事務作業がまるまる不要になりました。オンライン交付が可能になり、チャットで指示もできるようになっているのは便利です。学生も郵送だとなかなか見てくれませんから…。

ガクシー編集部

確かに、郵送だと開封にひと手間かかりますね。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

学生たちはデジタルのほうが親しみやすいですからね。最近はメールですら読まれません。ですから今後は、ガクシーAgentの機能を搭載したアプリの開発を待ち望んでいます。新入生のガイダンスの際に「アプリをダウンロードしておいて」というだけで済みますし、今後も期待しています。

image1.png
郵送していた通知書もボタンワンクリックで一括作成、オンラインで交付が可能に

高崎健康福祉大学 教学部学生課

充実した学生生活を送っていただくため、学生の皆さんの学業以外の悩みを解消するのも私たちの役割だと思っています。私たちは、「学生支援プロジェクト」ということで、本学独自の支援制度も準備しています。条件はそれぞれ異なりますが、入学手続金(入学金除く)や授業料分納・延納制度、奨学金制度という形で経済的な支援を行っています。

奨学金の応募フォームとしてだけでなく、学内の幅広い周知に活用できるのも魅力

ガクシー編集部

現在奨学金の募集で活用いただいている「ガクシーAgent」は、WEB上で応募フォームや条件を設定できるので、ロッカー、駐車場など別用途の募集に利用されている学校もあるんです。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

それはありがたいです。今後学内での別の募集にも使えないか検討してみます。

ガクシー編集部

ぜひお試しください。最後に、「ガクシーAgentを使ってみようかな」と迷っている皆さんにアドバイスをお願いします。

高崎健康福祉大学 教学部学生課

まず、作業時間は、今年の工数では50%以下になり、使いこなせていけば来年以降はさらに削減していけそうです。本学では当初、ガクシーAgentの操作方法をオンラインでレクチャーいただいていました。ただ、実際にシステムを動かしてみると、どうしても想定しなかった疑問が出てきます。その場合もガクシーの担当者さんから対面で説明してもらいました。フォロー体制もしっかりしており、まずは試してみることをおすすめします。奨学金申請人数が多い場合は、より運営が楽になると思います。

ガクシー編集部

アプリ化や多用途への応用など、ガクシーAgentの今後について貴重なご意見を頂戴し、感謝しております。新たな用途や新機能搭載など今後の参考にさせていただきます!

インタビューイー
高崎健康福祉大学 教学部学生課
熊井 道也さん
同じカテゴリのコラム一覧